Wochenübersicht
Besetzung (Woche)
Ärztlicher Dienst (Woche)
Mitarbeiterstatus (Woche)
Offene Urlaubsanträge
| Mitarbeiter | Zeitraum | Tage | Notiz | Aktion |
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Urlaubsanspruch je Jahr
| Jahr | Monate | Jahresanspruch | Übertrag aus Vorjahr | Genommen | Verfügbar |
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Feste Stunden je Wochentag
Was hier steht, ist das Tagessoll. Wochenstunden und Arbeitstage ergeben sich daraus. Wer nichts eingetragen hat, wird weiter wie bisher gerechnet: Wochenstunden gleichmäßig auf die Arbeitstage verteilt — die vorbelegten Zahlen zeigen genau das. Alles auf 0 setzen heißt: zurück zur bisherigen Rechnung.
| Mitarbeiter | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So | Woche | Tage |
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Änderungsprotokoll der Stammdaten
Urlaubsanspruch, Arbeitszeitmodell und Kontostand
Jede Änderung an Urlaubstagen, Wochenstunden, Tageszeiten, Pause, Kontostart oder Startsaldo — mit Zeitpunkt und Benutzer. Diese Werte verschieben den Saldo rückwirkend; anders als bei Namen oder Kontaktdaten lohnt sich hier der Nachweis, wer was wann geändert hat.
| Zeitpunkt | Benutzer | Mitarbeiter | Geänderte Felder |
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Mitarbeiterliste (0)
| Kürzel | Name | Azubi | Std./Woche | Pause/Tag | Urlaub/Jahr | Qualifikation | Standorte | Status | Aktion |
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Mitarbeiter hinzufügen
Aufbewahrung – Prüfliste (0 fällig)
Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die geprüft werden sollten. Das Programm löscht nichts von selbst – die Entscheidung trifft die Praxisleitung, gelöscht wird von Hand über die jeweilige Akte.
| Fällig am | Mitarbeiter | Kategorie | Dokument | Grundlage | Aktion |
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Personalakten
Alle Unterlagen zu einem Mitarbeiter an einer Stelle. Die Dateien liegen verschlüsselt auf dem Praxis-Server – nicht auf dem Netzlaufwerk – und jeder Zugriff wird protokolliert.
| Kürzel | Name | Status | Dokumente | Letzter Eintrag | Aktion |
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Protokoll der Rechteänderungen
Wer wem wann Verwaltungs- oder Personalakten-Rechte gegeben oder entzogen hat. Die Dokumentprotokolle zeigen, wer zugegriffen hat – hier steht, wer es erlaubt hat. Einträge werden nie entfernt.
| Zeitpunkt | Betroffenes Konto | Aktion | Durch | Einzelheiten |
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Datenschutzhinweis für Mitarbeitende
Steht als kleingedruckte, zugeklappte Fußzeile am Ende der Mitarbeiteransicht (Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO). Der vorbelegte Text ist eine Vorlage – bitte prüfen lassen und mindestens die Ansprechpartner eintragen. Wird das Feld geleert, verschwindet die Fußzeile ganz.
Aufbewahrungsfristen
Steuert, wann ein Dokument in der Prüfliste oben auftaucht. Die voreingestellten Werte sind Anhaltspunkte für den Praxisalltag und keine Rechtsberatung – im Zweifel mit Steuerberatung, Anwalt oder Datenschutzbeauftragtem abstimmen und hier anpassen. „Ab Austritt“ bedeutet: solange jemand beschäftigt ist, steht nie eine Prüfung an.
| Kategorie | Dauer | Einheit | Frist läuft |
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Standort hinzufügen
Standorte (0)
| Name | Bereiche | Arztdienstplan | Aktion |
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Verfügbarkeit nach Standort & Qualifikation
Stempeluhr
| Mitarbeiter | Status heute |
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Übrige Mitarbeiter
| Mitarbeiter | Status heute |
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Zeit buchen / korrigieren
Die Pause wird beim Einstempeln bzw. bei Auswahl des Mitarbeiters automatisch mit dessen hinterlegter Standard-Pausenlänge (siehe Tab "Mitarbeiter") vorbelegt und von der Ist-Zeit abgezogen, kann hier aber pro Eintrag angepasst werden.
Erfasste Zeiten
| Datum | Mitarbeiter | Kommen | Gehen | Pause | Ist-Std. | Tag GLZ | GLZ | Notiz | Aktion |
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„Tag GLZ" ist die Abweichung vom Tagessoll, „GLZ" der laufende Gleitzeitsaldo am Ende dieses Tages – also der Kontostand, wie er sich bis dahin ergeben hat. Beide Angaben in Stunden, wie überall im Programm (0,50 = eine halbe Stunde).
Änderungshistorie (Zeiterfassung)
Protokolliert jede Erstellung, Änderung und Löschung eines Zeiteintrags mit Zeitpunkt, Benutzer und Herkunft. Das Protokoll wird auf dem Server aus dem Vergleich von altem und neuem Stand geschrieben – nicht von der Oberfläche gemeldet. Es lässt sich über das Programm weder bearbeiten noch löschen.
„Herkunft" unterscheidet die gestempelte Zeit von der nachträglich von Hand geänderten. Das ist die Angabe, auf die es im Zweifel ankommt.
Protokoll anzeigen
| Zeitpunkt | Benutzer | Herkunft | Aktion | Mitarbeiter | Datum | Details |
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Mehrarbeit – Anträge und Anrechnungsregel
Angerechnet wird die geplante Schicht, nicht die anwesende Zeit: Wer fünf Minuten vor Schichtbeginn kommt, bekommt sie; wer eine Stunde früher kommt, nicht. Wer länger gearbeitet hat, weil er beauftragt war, stellt einen Antrag – genehmigte Minuten heben die Grenze an, um genau diese Menge.
Die gestempelte Zeit bleibt davon unberührt. Gekappt wird nur die Anrechnung; im Zeiteintrag und im Änderungsprotokoll steht weiterhin, wann tatsächlich gestempelt wurde (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Regel
Anträge
| Tag | Mitarbeiter | Minuten | Begründung | Stand | Entschieden | Aktion |
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Aufbewahrung der Zeitdaten – Prüfliste
Zeitdaten werden drei Jahre plus das laufende Jahr aufbewahrt. Ein Eintrag aus 2026 bleibt also bis zum 31.12.2029 und ist ab dem 01.01.2030 fällig.
Die Untergrenze sind zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG); länger als nötig darf nicht gespeichert werden (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Drei Jahre, weil Ansprüche auf Vergütung von Überstunden nach §§ 195, 199 BGB drei Jahre ab Jahresschluss verjähren – bis dahin ist die Aufzeichnung das Beweismittel.
Das Programm löscht nichts von selbst. Die Entscheidung trifft die Praxisleitung, gelöscht wird hier von Hand. Mitgelöscht wird jeweils die Änderungshistorie desselben Jahres – sie hält den Zustand vorher und nachher fest und trägt damit dieselben Daten.
| Jahr | Zeiteinträge | Protokollzeilen | Aktion |
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Bisherige Löschungen
Der Nachweis darüber, dass ein fehlender Jahrgang planmäßig entfernt wurde und nicht verschwunden ist.
| Zeitpunkt | Durch | Jahr | Einträge | Protokollzeilen |
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Abwesenheit / Urlaub erfassen
Hinweis: Bei Urlaub wird die Mindestbesetzung der Bereiche an den Standorten des Mitarbeiters vor der Genehmigung geprüft und ggf. gewarnt.
Abwesenheiten / Urlaubsübersicht
| Mitarbeiter | Art | Von | Bis | Werktage | Status | Notiz | Dienstplan | Aktion |
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Freiwunsch (gewünschter freier Tag) erfassen
Freiwünsche sind unverbindliche Wünsche für freie Tage (keine formale Abwesenheit, kein Urlaubsanspruch nötig). Mit "Art" wird unterschieden, ob der gewünschte freie Tag im Rahmen des Freizeitausgleichs oder als Urlaubstag gedacht ist. Die automatische Planerstellung berücksichtigt sie nach Möglichkeit; bei manueller Einteilung wird der Wunsch in der Auswahl markiert, kann bei Bedarf aber trotzdem eingeteilt werden.
Freiwünsche – Übersicht
| Mitarbeiter | Art | Von | Bis | Tage | Notiz | Dienstplan | Aktion |
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Urlaubsübersicht
Jahresübersicht Urlaub & Krankheit – alle Mitarbeiter
Berücksichtigt genehmigte Abwesenheiten (Werktage) im gewählten Jahr.
| Mitarbeiter | Urlaubstage genommen | Urlaubsanspruch | Resturlaub | Krankheitstage |
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Arbeitsplan –
Hier werden Schichtzeiten, Schichtkarten, Wartungszeiten und Bedarfszahlen des gewählten Standorts gepflegt sowie die automatische Planung gestartet. Die eigentliche Tagesplanung (wer arbeitet wann wo) steht im Reiter Gesamtübersicht – dort standortübergreifend und mit denselben Bearbeitungsmöglichkeiten.
Automatische Planung
Gilt für den oben in der Arbeitsplan-Karte gewählten Standort.
Schichtzeiten je Arbeitsplatz (Praxis geöffnet 07:00–22:00, gewählter Standort)
Jeder Arbeitsplatz (Bereich/Gerät) kann eigene Schichtzeiten haben.
Schichtkarten je Arbeitsplatz (gewählter Standort)
Benannte, wiederverwendbare Schichtvorlagen je Arbeitsplatz – über die Zeit-Auswahl im Arbeitsplan direkt auf einen einzelnen Tag anwendbar, unabhängig von Früh-/Zwischen-/Spätschicht.
Wartung & Ausfallzeiten je Arbeitsplatz (gewählter Standort)
Zeiträume, in denen an diesem Arbeitsplatz keine Mitarbeiterplanung erfolgt (z.B. Gerätewartung).
Benötigtes Personal pro Schicht und Bereich (gewählter Standort)
Die automatische Planung berücksichtigt Qualifikation, Schicht- und Standortverfügbarkeit sowie genehmigte bzw. beantragte Abwesenheiten und verteilt die Einsätze fair. Niemand wird automatisch in mehr als eine Schicht oder mehr als einen Standort am selben Tag eingeteilt. Einzelne Zellen können danach manuell angepasst werden.
Monatsansicht –
Besetzt / benötigt je Tag (alle Schichten und Bereiche des oben gewählten Standorts zusammengefasst). Rot = unterbesetzt. Klick auf einen Tag springt zur Gesamtübersicht.
Einsatzverteilung im Zeitraum
Gesamtübersicht – alle Standorte auf einen Blick
Jede Zeile ist ein Arbeitsplatz (Standort + Bereich), jede Spalte ein Tag – zeigt, wer wo eingeteilt ist, ohne erst einzelne Standorte durchklicken zu müssen.
Schicht zum Tausch anbieten
Die Schicht bleibt bis zur Übernahme regulär im Arbeitsplan eingeteilt.
Offene Angebote
| Datum | Standort | Schicht | Bereich | Anbieter | Übernehmen | Aktion |
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Zuletzt getauscht
| Datum | Standort | Schicht | Bereich | Anbieter | Übernehmer | Status |
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Arztplan – Anmeldung erforderlich
Der Arztplan wird getrennt vom übrigen Personal verwaltet und ist durch ein eigenes Passwort geschützt. Die Ansicht im Dashboard ("Ärztlicher Dienst") ist für alle ohne Anmeldung sichtbar – geschützt ist nur das Bearbeiten hier.
Monatsauswertung
| Mitarbeiter | Werktage | Sollstunden | Iststunden | Differenz | Std. nach 20 Uhr | Urlaub (Monat) | Krankheit (Monat) | Fortbildung (Monat) | Freizeitausgleich (Monat) | Schule (Monat) | Resturlaub (Jahr) |
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Stundenkonto
Saldo = Startsaldo + (Iststunden − Sollstunden) seit Kontostart, abzüglich genommener Freizeitausgleich-Stunden. Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Schule mindern den Sollwert, wirken sich aber nicht auf den Saldo aus.
| Mitarbeiter | Kontostart | Startsaldo | Sollstunden | Iststunden | Freizeitausgleich (Std.) | Saldo aktuell |
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Hochrechnung Dienstplan (Woche)
Zeigt, wie sich der bereits eingeteilte, zukünftige Arbeitsplan wochenweise auf die Iststunden auswirken würde (Schichtdauer abzüglich einer angenommenen Pause von 30 Min. je Dienst). Nur Wochen mit vorhandenen Planeinträgen ab der aktuellen Woche werden angezeigt; Ärzte sind nicht enthalten (eigener Arztplan).
| Woche | Mitarbeiter | Sollstunden | Geplante Stunden (Dienstplan) | Differenz |
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| Datum | Wochentag | Beginn | Ende | Pausen | Netto | Soll | Tag GLZ | GLZ | Zusatzinformation |
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Lohnexport für das Steuerbüro
Monatswerte je Mitarbeiter zum Weitergeben an die Lohnabrechnung. Das Programm verschickt nichts von selbst – die Datei wird heruntergeladen, damit ihr sie vor dem Versand prüfen könnt.
Vorschau
| Personalnr. | Name | Arbeitstage | Ist-Std. | Soll-Std. | Differenz | Saldo Monatsende | Urlaub | Krank | Fortb. | Sonderurl. | FZA |
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Ist-Stunden aus der Zeiterfassung, Soll aus Wochenstunden und individuellen Arbeitstagen abzüglich genehmigter Abwesenheiten. Der Saldo entspricht dem Stundenkonto zum Monatsende – dieselbe Rechnung wie in der Mitarbeiter-Ansicht.
Personalnummern (0)
Die Nummern müssen mit denen im Lohnprogramm des Steuerbüros übereinstimmen – sonst ordnet die Abrechnung die Zeilen falsch zu.
| Kürzel | Name | Personalnummer | Lohnmandant |
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Zeitraum
Besetzungsquote je Standort
Anteil besetzter Bedarfsplätze (alle Schichten & Bereiche) an Werktagen im gewählten Zeitraum.
Unterbesetzte Tage je Standort
Werktage im Zeitraum, an denen mindestens eine Schicht/ein Bereich unterbesetzt war.
Einsatzverteilung je Mitarbeiter
Anzahl zugewiesener Dienste (alle Standorte, Schichten & Bereiche) im Zeitraum. Gestrichelte Linie = Durchschnitt.
Daten & Backup
Alle Daten werden zentral auf dem Praxis-Server gespeichert und sind von jedem Standort aus über den Login abrufbar. Erstellen Sie dennoch regelmäßig ein Backup als Datei. Der Import ist auch der Weg, um ein Backup aus der alten, browserbasierten Version einmalig zu übernehmen.
Feiertage (Bayern)
Gesetzliche Feiertage in Bayern gelten automatisch als arbeitsfrei: keine Sollstunden, keine Besetzung nötig, kein Abzug von Urlaubstagen.
Feiertage
| Datum | Feiertag |
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Schulferien (Bayern)
Rein informativ – Schulferien gelten nicht automatisch als arbeitsfrei und wirken sich nicht auf Sollstunden, Besetzung oder die automatische Planung aus. Die Termine werden automatisch jedes Jahr vom offiziellen Kultusministerium-Datenservice abgerufen.
Schulferien
| Ferien | Von | Bis |
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